Ce este o organizație studențească? Este ROSEdu o organizație studențească?
R: Nu există termenul juridic de organizație studențească. O organizație studențească se poate defini astfel prin natura membrilor și prin precizări în statut.
Cu ce diferă (sau există vreo diferență, sau există) o profesie liberală de PFA?
R: Cele două noțiuni se referă la lucruri diferite. Profesie liberală se referă la ocupația persoanei respective, în vreme ce PFA (Persoană Fizică Autorizată) se referă una din formele de organizare a comercianțilot persoane fizice. PFA este o formă de organizare, așa cum este o firmă sau o asociație, și este reglementată de OUG nr. 44/2008. Profesiile liberale sunt categorii de profesii desfășurate în mod independent, precum profesiile medicale, de avocat, notar, expert contabil, arhitect etc.; se precizează în Art. 15 din OG 7/2001.
Cum se plătesc banii din partea asociației? Cum livrează asociația salarii/etc.? Este vorba de un tipar de contract/factură? Sau e ceva intern asociației?
R: Asociația poate plăti la fel ca o firmă/societate comercială. Facturile primesc o numerotare internă Asociației. De obicei se preferă o serie care să conțină o prescurtare a numelui Asociației și un număr de ordine.
Banii aferenți unui bon/facturi pot fi achitați folosind card-ul unei persoane fizice? Urmând ca apoi sa fie scoși din bancă și, pe baza bonului, transmiși persoanei fizice?
R: Bonurile/facturi achitate folosind cardul unei persoane fizice nu pot fi decontate. Pentru a fi decontante, cheltuielile trebuie realizate: prin transfer online, cu bani cash, folosind cardul Asociației.
Cum poate ROSEdu să acorde burse de studiu? Se plătesc taxe?
R: Nu există noțiunea de bursă. Există noțiunea de sponsorizare, care poate avea ca obiect bursă pentru anumite categorii de persoane (studenți, artiști). Poate fi bursă pentru studiu, pentru cercetare. Nu se plătesc taxe pentru burse.
Ce transferuri/plăți/sponsorizari sunt impozabile?
R: Calculele sunt realizate de contabil. Nu există impozit pe venit pentru persoană juridică; există doar impozit pe profit. Organizațiilor non-profit sunt impozitate doar pentru veniturile de natură economică. De asemenea, pentru aceste tipuri de venituri, sunt scutite până la echivalentul a 15.000 EUR dar nu mai mult de 10% din veniturile totale scutite de la plata impozitului pe profit (adică cele de natură non-economică). Vezi Articolul 15 aliniatul 2 din Codul Fiscal.
Se face factură pe contractul de sponsorizare?
R: De principiu da. Dar nu e obligatoriu, dacă firma sponsorizantă nu solicită factură.
Când se eliberează facturi/chitanțe/ordine de plată?
R: Facturile se eliberează pentru orice încasare din partea unei persoane juridice. Chitanțele se eliberează pentru orice încasare din partea unei persoane fizice. Ordinele de plată sunt transmise către bancă de către persoana fizică/juridică (denumită ordonator) pentru a plăti altei persoane fizice/juridice.
Sunt următoarele contracte corecte / în regulă ? (vom avea câte o copie pentru contractul ROSEdu - student, ROSEdu - companii, pentru RSoC)
R: Contractele sunt OK; trebuie să precizeze musai, în caz de bursă, pentru ce activități sunt date și sunt necesare rapoarte de activitate.
Unde se găsesc precizări legale/financiare? Site-uri, articole de lege, alte resurse online.
R: Am creat această pagină.
Care este procedura prin care un statut poate fi schimbat?
R: Vezi informațiile de aici: http://www.infoong.ro/ghid-infiintare-ong (ultima secțiune)
Cel mai ușor este să contactezi un avocat și să discuți cu el/ea despre asta. Noi am discutat cu [personal details removed].
Președintele sau consiliul director trebuie validați de judecătorie? Sau sunt interni asociației? Sau se stabilește prin statut?
R: Da, trebuie validați de judecătorie în termen de 15 zile de la alegeri. În cazul ROSEdu, trebuie transmis și actul constitutiv în care este menționată componența Consiliului Director.
Care sunt cazurile în care o asociație poate plăti din cont folosind transfer direct din cont (transfer online)? Poate transfera banii către persoane fizice pe bază de contract de bursă sau de sponsorizare?
R: Pentru orice plăți se poate face transfer online.
Poate transfera în contul unei persoane fizice pentru dispoziții de încasare?
R: Da, se poate.
2% se plătește acum (2012) și de persoane din domeniul IT?
R: Nu. Direcționarea 2% (http://doilasuta.ro/continut/) se aplică impozitului pe venit, prin intermediul formularului 230. Întrucât persoanele din domeniul IT sunt scutite de impozitul pe venit, nu vor oferi nici un ban. Fiecare poate completa formularul 230 dar nu vor fi livrați bani.
La ce se referă dispoziție de plată și la ce se referă dispoziție de încasare? În care caz dă asociația și în care caz primește asociația?
R: Formatul dispoziției de plată sau al dispoziției de încasare este același, diferă doar titlul. În cazul dispoziției de încasare, asociația primește bani, în cazul dispoziției de plată, asociația dă bani. Pentru dispoziții se va păstra un centralizator de dispoziții în care se vor preciza numărul dispoziției, data, persoana de la care s-a încasat sau care a fost plătită, explicații și alte elemente considerate utile.
Toți cenzorii trebuie să aibă studii superioare, sau doar expertul contabil?
R: În cazul în care asociația are mai mult de 15 membri, cel puțin unul dintre membri trebuie să fie expert contabil sau contabil autorizat.
Cu ce diferă “Contul casei” de “Sold ziua precedentă”?
R: “Sold ziua precedentă” se referă la suma de bani care se găsea la începutul zilei în casă. “Contul casei” este o informație internă de contabilitate; acest câmp e completat de contabil.
Putem deconta facturi în EURO dacă asociația are doar cont în RON? decont = presupunem că factura a fost deja achitată de cineva.
R: Da, se folosește cursul BNR EUR/RON de la data facturării.
Contractele cu alte entități (sponsorizări, prestări de servicii etc.) trebuie semnate doar de administratorul de cont sau orice membru al consiliului poate semna? Există ceva stipulat legislativ în acest sens sau este decizia asociației?
R: Se stabilește prin statut cine semnează. De regulă, președintele sau Consiliul Director sunt cei care semnează.
Ce este ROSEdu? ONG, ONP? Cu ce diferă diferitele denumiri?
R: ONG este un termen generic pentru asociații, fundații, asociații. Organizațiile non-profit (același lucru cu organizații fără scop lucrativ) sunt organizații care nu urmăresc obținerea de profit. Acestea pot fi ONG-uri, cluburi sportive etc. ROSEdu este ONG, organizație non-profit, asociație, organizație fără scop lucrativ.
Cu ce diferă o asociație de o firmă din perspectiva activităților posibile și a taxelor plătite? (Știm că o firmă trebuie să producă profit, altceva?)
R: O asociație poată să nu plătească impozit pe profit până la un anumit nivel (vezi răspunsul la întrebarea 6) La fel și în cazul TVA. O asociație poate oferi contracte de sponsorizare fără constrângeri. O asociație este restrânsă în ceea ce privește activitățile comerciale pe care le poate desfășura; acestea trebuie să aibă caracter accesoriu și să fie în strânsă legătură cu obiectivele asociației. Asociațiile trebuie să depună un buget la finele anului. Firmele trebuie să depună cel puțin un act lunar. Ambele pot avea angajați etc., caz în care trebuie depuse mai multe acte.
Din firme se pot scoate bani (din profit) în formă de dividende.
Dintr-o asociație nu se pot scoate bani. Altfel spus, nu poți să faci bani cu o asociație.
Cu ce diferă o asociație de o fundație?
R: Definițiile sunt precizate în OUG 26/2000 și legile următoare (http://www.stiriong.ro/documente/365.doc). Fundația nu are Adunarea Generală pe post de organ de conducere. Doar Consiliul Director, format de membri desemnați de fondator, sau format din fondatori, are drept de conducere. O asociație este mai democratică, fiecare membru al asociației are un cuvânt de spus, prin Adunarea Generală. O fundație permite o canalizare mai bună a direcției, conducerea fiind exercitată de aceleași persoane.
O asociație poate fi formată de trei sau , cu activul patrimonial de cel puțin un salariu minim brut pe economie.
O fundație poate fi formată de una sau mai multe persoane, cu activul patrimonial în valoare de cel puțin 100 de ori salariul minim brut pe economie.
Pentru servicii (de training, consultanță) de care este responsabilă o singură persoană, este mai utilă crearea unei asociații sau crearea unei PFA?
R: Este mai simplu de lucrat cu un PFA, în cazul în care este o singură persoană. Altfel este nevoie de o firmă. O asociație poate desfășura activități economice directe dacă acestea au caracter accesoriu și sunt în strânsă legătură cu scopul principal al asociației (Art. 48 din OUG 26/2000).
Cine face calculele pentru ce taxe trebuie plătite pentru PFA? Contabilul?
R: TODO
Cum sunt plătite taxele de o asociație? Ce formulare trebuie completate?
R: Dacă nu are angajați, o asociație trebuie să depună, la finele anului fiscal bilanțul contabil al asociației. Detalii despre an fiscal la întrebarea 29. Acesta este preluat de la contabil în formă printată și în formă PDF custom pe un CD și dus la agenția fiscală de care ține asociația.
Cu ce diferă noțiunea de Administrator al asociației (administrator de cont) de Președinte? E ceva specific doar în statut sau e reglementat?
R: Noțiunea de Administrator are relevanță pentru tranzacțiile financiare, pentru administrarea contului/conturilor asociației – această persoană are drept de semnătură pe actele în cauză și este înregistrată intern la bancă. Este folosită în comunicarea cu băncile și cu ANAF. Într-o asociație această funcție poate fi preluată de un membru, de un non-membru, de Trezorier sau de Președinte.
O asociație trebuie să ajungă pe 0 într-un an de lucru?
R: Nu. Diferența de bani de la sfârșitul anului este considerată profit și este impozitată conform legii (http://contabilul.manager.ro/a/658/22-organizatiile-non-profit.html).
Se aplică noțiunea de an fiscal și pentru o asociație? Sau e vorba doar de an calendaristic?
R: În România, anul fiscal (denumit și exercițiu financiar) coincide cu anul calendaristic. Depunerea bilanțului contabil al unei asociații s-a realizat, în 2012, în termen 120 de zile de la încheierea exercițiului financiar – adică până la 30 aprilie 2012.
Există limite de tranzacții pe an, sume de bani transferate pe an pentru o asociație?
R: Nu. Cât timp sunt legitime și motivate (procese verbale, rapoarte de activitate), totul este OK.
În registrul de casă pot apărea sume negative?
R: Nu. Dacă se dau bani “din buzunar”, trebuie să apară, în registrul de casă “aport personal”, iar când bani sunt dați înapoi “în buzunar”, să apară “retur aport personal”. Pentru “aport personal” trebuie realizată o dispozitiție de încasare; pentru “retur aport personal” trebuie realizată o dispoziție de plată. Pentru o persoană care aduce aport personal trebuie realizat contract de creditare pe o durată de maxim 12 luni în care să se precizeze suma credidată și faptul că va fi returnată în maxim 12 luni.
Banii cash ai asociației vor fi ținuți într-un loc sigur și vor fi trecuți în registrul de casă?
R: Da. Registrul de casă al Asociației contabilizează banii cash. O persoană juridică nu poate avea mai mult de 5000 RON bani cash la un moment dat.
Când este nevoie de factură și când putem folosi doar bon ștampilat pentru a demonstra o cheltuială?
R: Bonurile pot fi folosite doar pentru cheltuieli până la 99 RON. Pentru cheltuieli mai mari de 100 RON, trebuie o factură și un bon/chitanță.
Cum facem un contract de sponsorizare? (fie când primim, fie când dăm) Ce taxe se plătesc? Cine semnează? (sugerez să avem un model deja făcut)
R: În cadrul ROSEdu, avem modele de contracte de sponsorizare (https://drive.google.com/a/rosedu.org/#folders/0Bx_bxR-luXRzV3FzS3duSnRTZENKSDNWdWpzdjFXZw). Nu se plătesc taxe de sponsorizare. Semnează cine se stabilește în statut. De regulă, un contract de sponsorizare trebuie să aibă niște obiective bine precizate și activități sponsorizate. De asemenea, e recomandată existența unui raport de activitate pentru sponsorizare (sau în forma unor rapoarte lunare de activitate).
Ce transferuri/plăți/sponsorizări necesită TVA și ce nu?
R: Plățile pentru activități economice necesită TVA, mai puțin dacă cifra de afaceri este sub 35.000 EUR (65.000 EUR din mai 2012) (plafon de sctuire de TVA). Se plătește la cursul de schimb al BNR valabil la data aderării României la UE (circa 3,3 lei pentru un EURO).
Ce sunt cenzorii? Câți? Trebuie să aibă studii superioare?
R: Cenzorii realizează controlul financiar intern al asociației. Dacă o asociație are până la 15 membri, nu este obligatoriu să numească cenzori. Dacă o asociație are mai mult de 15 membri, este obligatorie numirea unui cenzor. Cel puțin unul dintre cenzori trebuie să fie contabil autorizat sau expert contabil, în condițiile legii. Pentru asociațiile cu mai mult de 100 de membri înscriși până la data întrunirii ultimei adunări generale, controlul financiar intern se exercită de către o comisie de cenzori. Detalii în Art. 27, 271, 272 din OUG 26/2000.
Ce e un expert contabil? Care e procedura prin care un expert contabil devine cenzor? Trebuie plătit?
R: Un expert contabil sau un contabil autorizat au un calificativ special după ce au urmat un program de pregătire dedicat. Un expert contabil devine cenzor prin numire. De principiu trebui plătit; cel mai simplu este dacă expertul contabil este PFA și se poate realiza un contract de prestare servicii.
Cum se trec înregistrările în registru de casă? Doar când există operațiuni sau zilnic? Există o aplicație pe care am putea să o folosim și care ar genera rapoartele în mod facil?
R: În cadrul ROSEdu, am cumpărat (50 RON), o aplicație MS Excel pentru menținerea registrului de casă. Poate fi cumpărată de aici: http://excelavansat.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=48&Itemid=41
Are rost să ne punem problema transformării în Fundație? Care sunt avantajele/costuri sunt?
R: Vezi și întrebarea 23. Fundația necesită un patrimoniu activ inițial în valorea de 100 de ori salariul minim pe economie, față de doar unul pentru o asociație. O fundație are controlul complet asupra acțiunilor sale, prin intermediul Consiliului Director numit de fondatori; are un mod mai “dictatorial” de coordonare. O asociație este mai “democratică” și poate fi “deraiată” dacă sunt suficienți membri în Adunarea Generală.
Se pot emite chitanțe doar în format electronic? Dar registrul de casă? Cum?
R: Trebuie să fie emis și în format printat pe care să se aplice ștampila. Nu știu dacă se pot emite chitanțe în format electronic cu semnătură electronică.
Contractele se numerotează consecutiv indiferent de tipul lor? De bursă, de sponsorizare etc.
R: Nu o obligatoriu să fie numerotate contractele (adică număr pe contract). Unele contracte pot să nu aibă număr, altele unul singur, altele două (din partea fiecărui partener). Este nevoie de un registru de evidența a documentelor, așa cum se precizează la întrebarea 43.
Pentru realizarea bilanțurilor, extrasele de cont trebuie semnate de bancă? Noi le obținem online și pot fi printate de acolo.
R: Pentru realizarea bilanțului nu e obligatoriu. Dar:
Motiv pentru care e recomandat să obții extrasele de cont de la bancă pentru a le avea scoase și depozitate. Le dai contabilului, acesta face bilanțul și apoi ți le dă înapoi.
Cine pune numărul contractului: beneficiarul sau furnizorul?
R: Ambele părți pot pune un număr de contract. O asociație își poate realiza un registru de evidență a documentelor pentru a asocia un index intern de contracte cu numărul care apare pe contractele efective. Numerotarea se face continuu, pe parcursul anilor. Nu există un template de antet, dar se recomandă să conțină numărul intern al contractului, scurtă descriere, părțile contractante, data contractului, factura în baza căreia s-a realizat transferul aferent.
E OK dacă sărim numere la contracte? Sau trebuie să fie strict consecutive?
R: E recomandat să fie consecutive pentru gestiunea lor facilă. Dar nu e obligatoriu. Cel mai bine este menținerea unui nomenclator precum cel indicat la întrebarea 43.
Numerele de contracte sunt pe an? Sau continuu?
R: Ține de politica asociației. Contractele pot să aibă sau nu un număr. Registrul de evidență a documentelor asociază un index intern pentru fiecare contract; acest registru asociază indexul continuu, așa cum este precizat la întrebarea 43.
Care este numărul facturii? Unele facturi au și serie și număr și doar număr.
R: Unele au mai multe numere etc. pentru că sunt mai multe departamente/secții care lucrează. O factură are o serie și un număr. Se recomandă ca seria să fie legată de numele asociației (de exemplu, RSD pentru ROSEdu). Se realizează la începutul anului un proces verbal care să precizeze care sunt seriile și numerele de facturi folosite pe parcursul anului.
În registrul de casă se trece și factura și bonul?
R: În registrul de casă, în câmpul “Nr. act casă” se trece numărul bonului. În câmpul “Explicații” se trece numărul facturii și denumirea persoanei (fizice sau juridice) care este partenerul tranzacției.
Este nevoie de ordine de deplasare pentru decontarea biletelor de tren? Este nevoie de o demonstrare a participării la conferință pentru decont? Există un formular standard pentru un ordin de deplasare sau e suficient un proces verbal?
R: Da, este nevoie de un ordin de deplasare. Este nevoie de o ștampilă/semnatură/dovadă de participare din partea organizatorului evenimentului pentru care a fost realizată deplsarea.
Trebuie să existe cronologie la număr/dată? Poate un contract anterior altuia ca număr să aibă data ulterioară?
R: Da, se poate. Se recomandă acel nomenclator precizat la întrebarea 43 unde indexarea va fi realizată în ordine.
Dacă se face un transfer greșit?
R: Se face, din partea persoanei către care a fost realizat transferul, un transfer invers în contul asociației cu detalii de transfer “Retur sumă necuvenită”.
Exprimarea corectă pentru plata din “buzunarul propriu” este “aport personal”? Iar invers este “restituire aport personal”?
R: Da.
Cum se restituie banii în cazul unui transfer greșit? Putem vorbi cu acea personă să ni-i dea cash, sau prin transfer online sau trebuie discutat prin bancă?
R: Prin transfer online sau ordin de plată către contul asociației cu detalii de transfer “Retur sumă necuvenită” (vezi și întrebarea 50).
Avem un act denumit “Înștiințare privind stingerea creanțelor fiscale”, care confirmă plata unei amenzi către ANAF. Mai avem ceva de făcut?
R: Nu, e totul OK. Această înștiințare înseamnă confirmarea plății (“stingere”).
Care sunt formele prin care sunt dați bani din contul asociației unei persoane fizice: contract de muncă, convenție civilă, bursă?
R: Da, cele de mai sus. Bursă este de fapt contract de sponsorizare și poate fi dată doar în anumite condiții și anumitor persoane (studenți, persoane din mediul academic, artiști, sportivi); vezi și întrebarea 5.
Care este valoarea maximă a unei burse? Care sunt elementele care o influențează?
R: Nu există o limită. Suma trebuie să fie justificabilă. Contractul de sponsorizare trebuie să precizeze activitățile sponsorizate și se recomandă emiterea unor rapoarte lunare de activitate care să motiveze/justifice sumele transmise.
Facturile Cora au două numere: unul în antet și unul într-un chenar central. Care număr este cel potrivit?
R: Oricare e OK. E din cauză că formularele vin cu o serie/număr pe ele, iar Cora/furnizorul adaugă altă serie/număr. Vezi și întrebarea 46.
Care este procedura pentru propunerea unui buget și aprobarea acestuia? (la un eveniment)
R: Se realizează un proces verbal pentru propunerea de buget înainte de începerea evenimentului. Acesta este transmis Consiliului Director pentru aprobare. După eveniment se realizează un proces verbal/raport de activitate în care sunt incluse cheltuielile pentru eveniment. În cadrul ROSEdu, avem precizate proceduri în Regulamentul de Ordine Interioară.
Care este definiția (cât mai tehnică) și deosebirea sau relația de incluziune între: organizație non-guvernamentală (ONG), organizație non-profit, asociație. Cu ce diferă și la ce se aplică (organizații, activități) denumirile de non-profit, fără scop lucrativ, fără scop patrimonial?
R: Denumirea de non-profit/nonprofit, non-guvernamentală, fără scop lucrativ, fără scop patrimonial se referă, de regulă, la același lucru. Denumirile sunt diferite funcție de locul în care sunt precizate (Legea asociațiilor și fundațiilor, Codul fiscal etc.)
Cum se aplică semnătura și ștampila? Ce înseamnă “semnătură în clar”?
R: Expresia “semnătură în clar” este o expresie avocățească care se referă la semnătură (probabil să fie lizibilă). Ștampila se aplică peste semnătură; aceasta pentru a nu putea fi scanată. O ștampilă pusă lângă semnătură, fără să “muște” din semnătură sau alte elemente de pe hârtie, ar putea fi scanată și reprodusă.
Ce înseamnă noțiunea de “administrator”? Asociațiile au rolul de “administrator”?
R: Administratorul se referă doar la firme (societăți comerciale). Este persoana încredințată să realizeze toate operațiile firmei, în conformitate cu obiectul de activitate al acesteia. Administratorul este precizat în actul constitutiv al firmei.
Cu ce diferă un bon fiscal de o chitanță fiscală și de o factură fiscală?
R: Bonul fiscal este emis cu ajutorul unei case de marcat (aparat de marcat electronic). Bonul este emis pentru comerțul cu amănuntul (en detail) către populație. Este emis de operatorii comerciali care vând produse către populație (vezi Carrefour).
Chitanța fiscală se emite, la fel ca bonul fiscal, pentru a dovedi primirea unei sume de bani. Formal, chitanța servește ca document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității.
Factura se emite la solicitarea celui care a achiziționat bunul sau serviciul. De regulă se emite pentru tranzacții cu entitățile comerciale pentru decontarea plății (adică se poată scoate bani din firmă/asociație). Tranzacțiile în valoare de până la 100 RON pot fi decontate doar pe baza bonului/chitanței; nu este nevoie de factură. Factura certifică o vânzare/cumpărare de mărfuri sau prestarea unui serviciu.
Factura se emite pentru a notifica faptul că cel care recepționează factura are de plătit o sumă de bani. Pe baza facturii cel care recepționează poate solicita decont din partea unității, poate solicita banii necesari pentru transfer sau poate realiza un transfer bancar.
Chitanța se emite pentru a dovedi primirea unei sume de bani de către emitent. În momentul primirii unei sume de bani numerar, se emite chitanță. Nu este nevoie de emitere de chitanță pentru transfer bancar. În acel caz, dovada plății este chiar transferul în contul bancar.
Detalii în documentul cu link-uri financiar/juridic.